System rezerwacyjny hotelu – jak to działa?

System rezerwacyjny hotelu lub pensjonatu, umieszczony bezpośrednio na stronie tego podmiotu, jest z pewnością korzystnym rozwiązaniem. Okazuje się bowiem dużo bardziej opłacalny, niż serwisy, działające na zasadach Booking.com albo Airbnb.pl. No ale jak to działa? Jak z niego efektywnie korzystać?

Krok 1 – zamów system rezerwacyjny hotelu

W pierwszym kroku musisz wejść na stronę wybranego producenta oprogramowania dla hoteli i wybrać odpowiedni dla siebie pakiet. Najczęściej będziesz miał do wyboru kilka opcji rozliczenia, w tym prowizyjne oraz abonamentowe. Większość osób decyduje się na tą drugą wersję, ze względu na większe korzyści finansowe. Poza miesięczną opłatą za korzystanie z systemu, wynoszącą od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, musisz przygotować się na opłatę za usługę kompleksowej konfiguracji panelu. Dzięki temu operator systemu umieści go na Twojej stronie i dopasuje do Twoich potrzeb. Będzie on gotowy do działania.

Krok 2 – podstawowe ustawienia

Przygotowany system rezerwacyjny hotelu musisz uzupełnić o niezbędne informacje. Konieczna konfiguracja systemu obejmie przede wszystkim wpisanie danych kontaktowych oraz informacji o firmie, ustalenie w jaki sposób klienci będą mogli dokonywać wpłat, jak będzie przebiegało zarządzanie obiegiem rezerwacji, a także jakie dane będą musieli podać klienci, aby zarezerwować pokój lub apartament. Dodatkowo możesz każdemu pracownikowi stworzyć osobne konto do obsługi systemu.

Krok 3 – przygotowanie oferty

Twoim zadaniem będzie również przygotowanie dostępnej na stronie oferty. Musisz zatem szczegółowo opisać miejsca noclegowe, ich konfigurację oraz wszelkie, dodatkowe, oferowane funkcjonalności. Przydadzą się również zdjęcia – zarówno całego obiektu, jak i poszczególnych pokoi. Zastanów się również nad tym, z jakich planów cenowych skorzystasz, jakie będą warunki wnoszenia przedpłat oraz jakie koszty rezygnacji z rezerwacji poniosą klienci. Pamiętaj, że system rezerwacyjny hoteli powinien być sprzężony z obowiązującym regulaminem, dostępnym na stronie internetowej obiektu.

Krok 4 – wprowadzenie dotychczasowych rezerwacji

Co istotne, system rezerwacyjny hotelu umożliwia też wprowadzenie dotychczas dokonanych rezerwacji. Jasne jest bowiem, że wdrażasz ten mechanizm w toku normalnego funkcjonowania obiektu i prawdopodobnie masz już zapisane rezerwacje na co najmniej kilka kolejnych miesięcy. Twoi klienci otrzymają zatem informację, że w określonych terminach pokoje są już zarezerwowane. Tak skonfigurowany system będzie gotowy do pracy.